Gestão Escolar: O que é, como funciona e como desenvolver

Gestão escolar diz respeito a um conjunto de estratégias que o dono da escola deve traçar ao começo de cada ano a fim de guiar o seu negócio. Ela envolve as áreas pedagógica, administrativa, financeira, gestão de pessoas, marketing e comunicação.

Para obter sucesso no mercado de educação é necessário mais do que apenas realizar as atividades de gerenciamento da escola de maneira sistemática. Implementar os conceitos e desenvolver uma cultura de gestão escolar otimiza o tempo dos proprietários de escolas, coordenadores e de toda equipe escolar envolvida.

Como 2019 está quase no fim, reunimos informações importantes para você que já começou a pensar sua gestão escolar de 2020. Pegue um bloquinho de anotações e boa leitura!

Gestão escolar: por onde começar?

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O primeiro item sobre gestão escolar simples é definir o propósito da escola: tornar-se referência no mercado educacional local, sendo que a rentabilidade é uma consequência do alto nível de qualidade.

Além disso, também é fundamental inovar e buscar por alternativas que otimizem os processos organizacionais, garantindo, assim, melhores resultados em menos tempo. Busque por especializações para desenvolver os seus conhecimentos, tornando a sua gestão escolar, assim como a sua escola profissionalizante, exemplos na área.

Em síntese, o ideal para o gestor é assumir o papel de líder, orientando e instruindo sua equipe, oferecendo toda a atenção e assistência aos alunos, garantindo a sua satisfação, a excelência do serviço e dos cursos oferecidos e a disponibilização de bons recursos educacionais.

Qual a função de um gestor escolar?

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O gestor escolar é o responsável por praticamente todas as questões relacionadas à infraestrutura e gestão escolar.

Ele também confere os materiais e itens disponibilizados, atende os estudantes, resolve assuntos de nível burocrático, projeta e capta novos alunos, determina o conteúdo e as disciplinas a serem oferecidas e supervisiona os serviços internos, além de selecionar e orientar os profissionais que integram a equipe escolar para que desempenhem bem as suas tarefas.

Sendo encarregado das tarefas administrativas, o gestor, nesse sentido, é o principal responsável pelo sucesso ou fracasso das escolas. Afinal, ele deve estar a par de tudo que ocorre em sua escola e, consequentemente, determinar quais ações tomar para que sua instituição de ensino tenha êxito.

É importante lembrar que esse gerente não pode se preocupar apenas com questões relacionadas ao faturamento. Além disso, é necessário empregar atenção em todos os setores e fatores: proposta pedagógica, recursos materiais, atendimento aos alunos.

Agora que já chegou até aqui, que tal fazer o nosso teste para saber que tipo de gestor escolar você é?

Quiz: Você é um bom gestor escolar?
Quiz: Você é um bom gestor escolar?

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Faça o teste e descubra se você é um bom gestor. Depois conta para a gente o seu resultado.

Gestão escolar passo a passo

1. Gestão Financeira

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Os aspectos financeiros estão diretamente ligados ao sucesso ou fracasso das escolas. Muitos negócios não prosperam devido à má gestão, especificamente, da área econômica/financeira. Afinal, como manter uma escola lucrativa se os gastos são maiores que o rendimento? Mais ainda: como calcular os rendimentos?

Uma gestão financeira eficiente é pautada no controle completo das contas da escola. O gestor educacional deve certificar-se de que os pagamentos são realizados na data correta, sem que haja a necessidade de solicitar empréstimos para arcar com despesas já programadas, além de ter controle rígido dos valores pagos pelos alunos.

Dessa forma, ele conseguirá determinar e gerenciar os custos fixos, ficando a par também da situação dos alunos que não pagaram as suas mensalidades na data estipulada.

Fizemos um e-book e uma planilha para ajudar você a calcular o ROI (Retorno sobre Investimento) da sua escola.

E-book: O que é ROI e como aplicá-lo na sua escola. Clique aqui e faça o download grátis.

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O que é fluxo de caixa e como gerenciá-lo?

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O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a gestão escolar, pois ajuda a enxergar todas as movimentações no orçamento da instituição, permitindo a tomada das melhores decisões. A partir de uma análise financeira bem feita é possível tirar conclusões sobre alguns aspectos determinantes para o sucesso, tais como:

  • Se o volume de entradas está superior ou inferior ao de saídas. O objetivo de qualquer escola profissionalizante é manter esse balanço positivo e o fluxo de caixa te ajuda a ter essa visão. Caso tudo esteja ok, a função do gestor é ver qual quantia está sobrando e entender se é possível fazer certos investimentos para melhorar sua escola livre. Caso não, é preciso pensar em um plano de ação para reverter a situação;
  • As melhores datas para entradas e saídas da escola. Um exemplo é o melhor período para o fechamento das mensalidades dos alunos, de acordo com as datas de vencimento de cada um dos seus pagamentos. Assim, você pode garantir que sempre que precisar tirar dinheiro da escola, terá essa quantia em caixa;
  • Se o volume de captação de alunos está interessante para sua instituição educacional. Caso não esteja, é necessário desenvolver um plano para investir em táticas melhores de marketing e vendas;
  • Se as projeções para o futuro são interessantes e quais estratégias devem ser trabalhadas para manter a escola competitiva;
  • O percentual de pró-labore que você vai poder retirar. Como dono e gestor da escola, você tem direito à remuneração pelos trabalhos prestados na sua gestão escolar. O fluxo de caixa ajuda a determinar uma porcentagem de retirada correta, que esteja dentro do orçamento da instituição de ensino. Ou seja: com uma gestão bem feita dessa ferramenta, você e a instituição só têm a ganhar.

Para te auxiliar a controlar o fluxo de caixa na sua escola, fizemos um material exclusivo, completo e gratuito:

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Gestão de Recursos Humanos

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Sabendo que o relacionamento pode ser uma das partes mais sensíveis do processo de gestão escolar, dê atenção extra para todos os funcionários que integram a equipe da sua instituição de ensino. Seja compreensível e elabore formas de interação que sejam benéficas para a sua escola e para a sua equipe.

Implementar o mecanismo de recompensa para aqueles que conseguirem atingir a meta estipulada, por exemplo, deve ser uma opção nessa situação. Essa estratégia de gestão dos recursos humanos engajará os funcionários, fazendo com que ele exerça um trabalho de maior qualidade.

Com certeza essa simples atitude renderá bons frutos para a sua escola profissionalizante. Pode apostar: o desempenho dos colaboradores está ligado diretamente ao clima organizacional e, claro, à satisfação em trabalhar na sua escola.

Equipe Escolar: quantos funcionários são necessários para uma escola profissionalizante?

Diretor Escolar 1
Coordenador Educacional 1
Secretário (a) 2
Vendedor (a) 1
Instrutor Educacional 2

Funções

A) Diretor Escolar
  • Ficar sabendo de todas as atividades relacionadas à instituição de ensino;
  • Negociar parcerias com escolas particulares, públicas e empresas para exclusividade em treinamento;
  • Definir metas realistas para o coordenador e transferir para a equipe escolar;
  • Analisar periodicamente os balanços de todas as unidades;
  • Todas as funções da gestão escolar.
B) Coordenador Educacional
  • Treinar equipes, reproduzindo o que aprendeu com a escola;
  • Visitar empresas;
  • Visitar escolas particulares e públicas;
  • Aplicar e mensurar metas;
  • Criar equipes de captação de alunos;
  • Acompanhar inadimplência de alunos;
  • Responsável pela publicidade e campanha da escola.
C) Secretário (a)
  • Conhecer completamente o método de ensino e a escola;
  • Atendimento ao aluno de excelência;
  • Vender utilizando técnicas corretamente;
  • Manter a secretaria escolar dinâmica e organizada.
D) Vendedor (a)
  • Atendimento ao público;
  • Telemarketing;
  • Saber se comunicar verbalmente e ter boa escrita;
  • Fazer vendas;
  • Fazer acompanhamento pós-venda de cada cliente.
E)     Instrutor Educacional
  • Recepcionar os alunos para as aulas;
  • Fazer todos os cursos completos antes de assumir as salas;
  • Saber manusear bem o computador;
  • Ser paciente e empático (a) com o aluno que está aprendendo;
  • Sanar dúvidas referentes aos cursos;
  • Dar feedback dos alunos para o gestor.

Vale lembrar que a sua escola pode ter diferentes necessidades, dependendo dos números de alunos, computadores, da formação dos profissionais que já integram a sua equipe, entre outros. Lembre-se de dimensionar de forma que atenda seus objetivos estratégicos da melhor maneira.

Antes de contratar seus colaboradores saiba que alguns cuidados devem ser tomados. Fazer um processo seletivo e analisar cada candidato com atenção é essencial. Aceitar recomendações de pessoas para contratar é uma boa, mas não pode ser sua única estratégia. Leia nosso artigo sobre como contratar uma equipe escolar e tire suas dúvidas.

Gestão Pedagógica

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A maior parte das pessoas, quando pensa no ambiente de sala de aula descreve um cenário bastante parecido: vários alunos diante de um professor que somente expõe o conteúdo das disciplinas sem interação e num formato padronizado.

A consequência dessa proposta pedagógica: o aprendizado é comprometido pela desmotivação e as habilidades individuais simplesmente não são desenvolvidas. Como consequência, a evasão escolar torna-se um grande problema a ser enfrentado pelas instituições de ensino.

Porém, há meios de se trabalhar com educação de forma mais flexível e individualizada? Como trabalhar com um grupo de alunos heterogêneo, com necessidades e habilidade específicas, no mesmo local e espaço de tempo? A resposta é o ensino interativo!

Ensino Interativo

Seguindo os preceitos pedagógicos somados à preocupação em flexibilizar a estrutura dos cursos de forma a atender as reais necessidades da vida prática dos alunos, surgiu o sistema interativo. Aliado aos recursos tecnológicos educacionais, figura como um sistema no qual unem-se a potencialização da capacidade dos alunos por meio de um formato que respeite seu processo individual de aprendizado.

O método interativo privilegia o aprendizado por meio da lógica, o que otimiza a absorção de conteúdos mais complexos com um tempo de assimilação reduzido. O objetivo do gestor ao adotar esse método é proporcionar que, de fato, se desenvolva a capacidade dos alunos de entender os assuntos abordados e, assim, obter resultados de excelência. Demais, não é mesmo? Abaixo, separamos um infográfico para você entender as diferenças entre o ensino tradicional e o interativo:

Diferença entre Ensino Regular e Ensino Interativo

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A tecnologia na educação

No contexto atual, é impensável fazer algumas tarefas sem o auxílio da tecnologia. Pilhas de cadernos são muitas vezes substituídas pelo uso do computador e provas são elaboradas com o auxílio de softwares educacionais e de ferramentas online.

Usar ou não novas tecnologias para auxiliar o ensino e a aprendizagem já deixou de ser a grande questão nas discussões no meio educacional. Afinal, a tecnologia já faz parte da vida dos alunos fora da sala de aula e, portanto, aplicá-la em benefício da educação é o caminho certo para aumentar o dinamismo e a satisfação com as aulas.

Veja o que a sua escola pode ganhar ao investir na modernização do sistema escolar na sala de aula:

  • Aprimoramento da qualidade do ensino: com o auxílio da tecnologia, podemos proporcionar novos caminhos e metodologias para a aprendizagem como os softwares, que tornam a experiência do aluno na escola mais rica;
  • Aulas inovadoras e mais atraentes: ninguém quer perder tempo aprendendo algo que não vá ajudar de alguma forma na sua carreira profissional e a tecnologia educacional amplia a possibilidade para que os alunos aprendam mais rápido e se sintam mais motivados, diminuindo também a evasão escolar;
  • Redução do número de reprovações: a tecnologia contribui para uma educação personalizada, que auxilia os alunos com suas dificuldades, deixando-os mais satisfeitos com os resultados;
  • Aumento da integração e do diálogo: isso incentiva e cria uma relação de confiança entre a gestão escolar e os alunos, fortalecendo o vínculo deles com a sua instituição;
  • Diminuição da evasão escolar: esse é o pesadelo de qualquer gestor escolar, mas, com alunos mais satisfeitos é possível aumentar a taxa de retenção e reduzir a evasão, além de conseguir mais fontes de captação.

Gestão da Comunicação

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Comunicação costuma ser um tema bem conflituoso, afinal, grande parte dos desentendimentos acontece por causa de falhas na expressão verbal e corporal. Quando se trata de escolas profissionalizantes e instituições de ensino em geral a situação se torna ainda mais delicada. Como falar diretamente com seus alunos de forma eficiente?

Comunicação Interna

Como você já deve ter percebido, a comunicação entre todos os membros da equipe é fundamental para o crescimento da escola. Para auxiliar ainda mais esse diálogo, existem diversas ferramentas de gestão online que possibilitam uma comunicação mais eficaz, internamente e externamente, como mostramos acima. Aqui, damos algumas dicas para você melhorar a comunicação interna em sua escola profissionalizante:

  • Estimule o diálogo;
  • Faça eventos para todos;
  •  Encontros após o expediente e almoços também atendem a essa função;
  • Use ferramentas de gestão administrativa: e-mail interno e mural de recados.

Comunicação Externa

Do mesmo modo que a comunicação interna, a externa também pode contar com a ajuda da tecnologia. Existem ferramentas mais tradicionais e eficazes como:

  • Fazer bom uso do design: invista em uma identidade visual que demonstre de forma clara os valores da sua escola. Não é apenas a imagem, mas a divulgação em redes sociais, sites, etc.
  • Canetas, adesivos, squeezes e canecas também podem ser uma boa pedida!
  • Invista em marketing digital: Ao fornecer conteúdo interessante ao seu público, você não só reforça o valor da sua escola, como traz mais pessoas para ela.

Lembre-se: você quer somente atrair alunos para a leitura ou deseja que eles efetivamente se interessem pela sua escola e façam a matrícula? Faça um planejamento prévio e trace um objetivo!

Dá só uma olhada na lista que fizemos para você aprender mais sobre comunicação escolar com a gente:

Gestão de Vendas

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Quando discutimos a prospecção do público-alvo ou a captação de alunos para uma instituição de ensino profissionalizante precisamos utilizar estratégias próprias do empreendedorismo e do marketing.

Sim, é isso mesmo! A metodologia oferecida por sua escola equivale ao produto de uma empresa -afinal, é fruto de muito planejamento escolar e deve ser divulgado como tal para otimizar o fluxo de potenciais alunos.

Em geral, quando vemos propagandas de instituições de ensino, podemos notar a tendência de enfatizar uma promessa do que será entregue. Sem divulgar, entretanto, os benefícios específicos possibilitados pela oferta ou as conquistas e resultados concretos dos alunos que já compraram o pacote.

Tal abordagem resulta em falta de adesão a cursos e queda na credibilidade. Portanto, uma importante lição que deve ser assimilada na captação de novos alunos é: no centro do holofote devem estar sempre os alunos e os resultados conquistados por eles por meio de sua metodologia.

Por quê? Bem, se o método educativo é o produto, então, o estudante matriculado é o seu cliente e é preciso convencê-lo por meio do exemplo, empregando uma comunicação efetiva, certo?

Tenha em mente que a comunicação funciona quando apresenta a um indivíduo interessado, um aluno em potencial, como o produto ofertado – no caso, o curso – atenderá suas necessidades específicas e ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

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O papel do Marketing Digital

Estar presente nas redes sociais é um fator de peso para alavancar sua estratégia e otimizar a prospecção de novos alunos para a sua escola, mas saber utilizar o marketing digital é essencial ao processo de gestão escolar. Assim como a metodologia interativa, o marketing digital deve se preocupar em atender as necessidades de alunos reais com problemas contemporâneos.

Trata-se, então, de uma vertente muito mais atenta ao fato de que há muita competitividade no mercado e que os clientes atuais são exigentes, cientes de que antigas estratégias, anúncios e promoções já não mais funcionam.

O marketing digital entende que o que pesa mais na hora da decisão de compra por parte do aluno não são os preços, mas, sim, a qualidade do que é oferecido. E, acima de tudo, as vantagens que o produto proporcionará a quem comprá-lo.

Aprenda as melhores estratégias de Marketing Digital para escolas.

A Captação de alunos pelas redes sociais

As redes sociais compõem um meio eficaz de contato com potenciais estudantes tanto para colher informações quanto para divulgar o seu curso profissionalizante.

Ao definir seu público alvo, você saberá onde encontrá-lo e, consequentemente, quais são os melhores canais para chegar até ele: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, etc. Tendo feito isto, é hora de colocar a mão na massa: definir estratégias, conteúdos, melhores dias e horários de postagem, etc.

É importante que você mantenha um relacionamento com o cliente através das redes sociais, afinal, atualmente elas também servem como uma espécie de SAC, onde os clientes fazem reclamações ou buscam solução para o seu problema.

Por meio delas também que você pode fidelizar seus alunos, criando campanhas, mostrando o dia a dia da escola, contando cases de sucesso ou fornecendo programas de empregabilidade. Como exemplo, veja as redes sociais das nossas Escolas Modelo de Cravinhos e Bonfim Paulista.

Para encerrar este tópico de vendas, assista ao nosso vídeo com 5 dicas rápidas para turbinar as vendas da sua escola, feito pelos nossos consultores comerciais Rafaela e Leonardo:

Confira nossas dicas rápidas de vendas para você turbinar a sua escola.

Planejamento Escolar: a gestão estratégica aplicada na educação

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O passo inicial a ser dado pela gestão administrativa da escola é evitar a reciclagem de projetos anteriores ou de anos passados. Elabore um plano novo, que esteja de acordo com as necessidades atuais da escola. Em seguida, analise se o orçamento da instituição foi seguido, faça um balanço geral do último ano em todos os setores, apresentando os acertos e falhas no decorrer do período.

Essa simples ação dará um norte mais claro em relação aos pontos fracos da escola profissionalizante que precisam ser aprimorados e aos diferenciais competitivos que devem ser mantidos.

Pense ainda que para traçar um plano adequado será necessário dedicar-se algumas horas. Portanto, para otimizar o tempo foque exclusivamente na atividade em questão e utilize ferramentas que auxiliem na gestão escolar. Assim, você tirará de letra o exercício.

Entendendo o perfil do seu aluno

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Agora que você já tem em mente o perfil da sua escola é importante entender o perfil do seu aluno. Assim, você saberá se está entregando serviços e cursos de valor para o mesmo, o que poderá gerar mais lucros para a sua instituição.

Além disso, saber quem a sua escola irá atender pode ser determinante para o seu sucesso, a curto, médio e longo prazo. Se você conhece seu aluno, poderá atendê-lo de maneira mais adequada e promover a melhoria contínua de sua empresa.

Para entender melhor, preparamos um infográfico com informações sobre o perfil dos alunos de escolas profissionalizantes.

Clique aqui e baixe o E-book gratuitamente.

Conclusão

Vimos que realizar a gestão escolar de forma adequada e profissional é imprescindível para o desenvolvimento das escolas profissionalizantes. São inúmeras áreas que demandam atenção especial por parte dos gestores e coordenadores da instituição, sendo que a capacidade de olhar, organizar e atuar em todas elas é o que definirá se toda a gestão escolar caminha rumo ao sucesso.

E aí, gostou do nosso super artigo? Comente as suas experiências com gestão escolar, vamos discutir as diferentes técnicas utilizadas!

10 respostas para “Gestão Escolar: O que é, como funciona e como desenvolver”

  1. Pociano Afonso disse:

    foi bom e interesante

    1. Evolua disse:

      Olá, Pociano Afonso! Que bom que você gostou deste conteúdo! Continue acompanhando o blog do Ensino Interativo para ver mais dicas sobre este e muitos outros assuntos, além de acessar nossos materiais ricos incríveis. 😄

  2. bom adorei esse assunto,iremos realizar o nosso tcc em gestão escolar linguagem de idiomas …..

    1. Evolua disse:

      Obrigado, Ester! Boa sorte no seu tcc. Há muitos outros artigos e alguns materiais ricos sobre o tema aqui no nosso Blog.

  3. magaly batista dos santos disse:

    Gostei, Parabéns, muito informativo. Dicas importantíssimas é que precismos para nos ajudar nas nossas pesquisas.

    1. Evolua disse:

      Oiê, Magaly! Que bom que você gostou. =)
      Continue acompanhando o nosso blog e outros canais, como as nossas redes sociais. Elas estão disponíveis no rodapé da página. Confira!

  4. Aos gestores educacionais de todos os tipos de instituição de ensino, lhes
    deixo a sugestão de um projeto de tecnologia que tem por objetivo apoiar
    a gestão escolar.

    http://www.edukante.com

    1. Evolua disse:

      Olá, Rodrigo. Tudo bem?
      Obrigada pela sugestão.
      Continue acompanhando nosso blog e redes sociais.
      Um Abraço.

  5. carla manuel disse:

    É interessante acredito que vai ajudar me muito.obrigada
    quero continuando acompanhar

    1. Evolua disse:

      Muito bom! Você já se inscreveu na nossa newsletter? Todo mês fazemos um compilado com os conteúdos mais recentes aqui do Ensino Interativo e mandamos no seu e-mail.

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