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Como utilizar o Email Marketing na comunicação com pais e alunos

As estratégias de Email Marketing são uma ótima possibilidade para integrar pais, alunos e instituições de ensino.

As ações são aplicadas para a promoção e relacionamento com clientes em empresas de diversos segmentos e tamanhos. Elas também podem ser utilizadas pelas escolas para promover uma aproximação na comunidade escolar ou, até mesmo, para a captação de novos alunos.

O email é um canal de comunicação que permanece extremamente relevante na atualidade. Pesquisas apontam para o fato de que 92% dos adultos que estão nos ambientes online utilizam os emails. Dentre eles, 61% acessam as plataformas diariamente.

Além disso, estudos mostram também que estratégias de Email Marketing são 40 vezes mais efetivas para a aquisição de novos clientes. Isso ocorre, principalmente, devido ao fato de que a probabilidade de a mensagem ser visualizada no email é 5 vezes maior em comparação com as redes sociais.

Portanto, cabe aos gestores das instituições de ensino a compreensão sobre o que são as estratégias de Email Marketing, e como podem ser aplicadas no negócio.

Email Marketing, Newsletter e Spam

Email Marketing, Newsletter e Spam são conceitos diferentes, mas que estão interligados. Embora não signifiquem a mesma coisa, é bastante comum a confusão entre eles.

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Imagem: Divulgação

Newsletter

A Newsletter é uma espécie de Email Marketing, cuja produção tem uma frequência fixa, normalmente semanal ou mensal. A Newsletter aborda novidades e notícias sobre o negócio ou mercado em que ele se insere, além de uma curadoria com as melhores postagens do blog ou site da empresa.

Uma empresa de segurança para eventos, por exemplo, pode abordar na Newsletter as metas alcançadas naquele mês, eventos de destaque na programação, e divulgação de posts sobre dicas de segurança.

No caso das instituições de ensino, a Newsletter pode ser usada para a divulgação de informações relevantes para os estudantes. Uma universidade com diversos cursos e alunos pode adotar a frequência semanal, enquanto uma escola de inglês, por exemplo, poderia fazer Newsletters mensais.

A periodicidade ideal é definida com a realização de testes. Contudo, é essencial que o conteúdo das mensagens seja relevante, despertando o interesse do leitor e direcionando-o a uma ação (como compartilhamento ou comentários sobre um novo curso).

Uma Newsletter bem feita diminui as chances de os leitores marcarem as mensagens como Spam.

Spam

Um dos objetivos de toda estratégia que envolve o email como meio de comunicação é não deixar que as mensagens virem Spam. 

Tratam-se de mensagens que geralmente são enviadas para uma grande quantidade de pessoas, que não concederam permissão para o recebimento. Grande parte contém ofertas relacionadas a produtos ou serviços, que são oferecidos independente do interesse do destinatário.

Porém, mesmo os emails que não têm essa finalidade podem ser considerados Spam e, para que isso não aconteça, algumas dicas que podem ser usadas tanto por empresas de conserto de ar condicionado, quanto por escolas, são:

  • Nunca comprar listas de emails;
  • Investir em base de contatos próprios;
  • Não escrever o assunto em Caps Lock, frequentemente considerado agressivo;
  • Não reenviar emails para usuários que deram hard bounce.

Com relação ao último item, hard bounce é quando a mensagem não pode ser entregue ao destinatário devido a defeitos como endereço inexistente, inválido ou bloqueado.

Ao tentar reenviar as mensagens, diminuirá a taxa de entrega, o que pode resultar em penalizações pelos provedores.

Email Marketing

Por fim, o Email Marketing é um conjunto de estratégias, desde a elaboração da mensagem até o layout em que ela será exibida, para o disparo segmentado de mensagens adequadas ao interesse de cada contato.

O Email Marketing é direcionado a usuários que tenham sinalizado o interesse na instituição. Na maioria das vezes, isso ocorre quando ele acessa o site ou blog e preenche um formulário em troca de conteúdos.

O usuário dá uma permissão para que a escola de ballet, por exemplo, entre em contato. Isso pode ser fundamental para a promoção da unidade, com conteúdos que mostrem o diferencial da escola, convencendo o leitor a realizar a matrícula, que pode ser pelo próprio Email Marketing.

O Email Marketing possibilita, então, um relacionamento mais próximo e direcionado com o público, com tom de conversação, construindo um diálogo com o destinatário, aberto a respostas e com potencial para muitos resultados positivos.

Quais as vantagens do Email Marketing para instituições de ensino?

Email Marketing e Newsletters podem agregar bastante valor aos negócios, seja uma empresa produtora de banner promocional, seja uma escola de educação infantil, para exemplificar. Ambos os negócios podem adotar as estratégias paralelamente, desde que tenham conteúdos relevantes para transmitir ao seu público, atentando-se para as características e objetivos de cada uma das ações.

Contudo, é válido ressaltar as vantagens de adotar o Email Marketing como uma forma de aproximação entre escolas, pais e alunos. Dentre elas, destacam-se: atrair, nutrir e reter os alunos da instituição

O Email Marketing pode ser utilizado para a criação de um relacionamento mais íntimo com essas pessoas que demonstraram interesse no contato com a instituição de ensino, tanto aqueles que já estão matriculados, como os que são alunos em potencial.

As mensagens oferecem conteúdos de qualidade, com boas oportunidades de interação, além de permitir o direcionamento de mensagens personalizadas, de acordo com cada cliente.

Desta forma, a escola pode utilizar as mensagens para nutrir os alunos em potencial, estimulando-os até chegarem no momento da matrícula.

Isso ocorre porque uma mensagem bem elaborada pode oferecer mais segurança para o possível cliente, o que também se aplica na venda de produtos, como um porta caneta escritório, por exemplo. Empresa ou escola devem fornecer as informações relevantes e bem elaboradas, para influenciar o cliente ou aluno a avançar em sua jornada até a compra ou matrícula.

Alcançar um grande público

Com quase 5 bilhões de contas de email ativas, o canal se mostra uma excelente forma de atingir cada vez mais pessoas que despertem interesse na instituição. O ideal é que as estratégias de Email Marketing estejam aliadas a outras, como a de Marketing de Conteúdo, que está relacionada à criação de blogs ou sites. 

Integradas, as ações de Marketing Digital têm muito potencial para aumentar a base de contatos da instituição de ensino e, consequentemente, ajudar na conquista de mais alunos.

Mensurar facilmente os resultados

Geralmente, as estratégias de email Marketing incluem o uso de ferramentas de automação, que ajudam as empresas ou instituições de ensino a tornar o disparo de mensagens mais simples e otimizar a mensuração de resultados.

Algumas métricas precisam ser levadas em consideração para a análise, o que se aplica tanto a empresas têxteis de camisa polo personalizada, por exemplo, quanto às escolas de diferentes especialidades e dimensões.

Dentre elas, estão a taxa de abertura da mensagem, que é bastante afetada pelo assunto ou remetente. Há também a taxa de cliques nos links presentes nas mensagens, que mostra a eficiência de CTAs (Call to Action, chamadas para ação, nas estratégias de Marketing Digital). E, por fim, a taxa de click-through, que mostram quantidades de cliques nos links, dentre todas as pessoas que abriram as mensagens.

Ter conteúdos mais duráveis do que as postagens nas redes sociais

As postagens nas redes sociais tendem a ser esquecidas nos feeds, devido à grande quantidade de conteúdos postados a todo momento. Além disso, as instituições de ensino ou empresas que apostam nas redes sociais dependem dos algoritmos das plataformas para que as mensagens cheguem ao público.

São estratégias bastante utilizadas hoje em dia, que também têm benefícios, mas que podem ter duração mais limitada do que os conteúdos enviados por Email Marketing.

Ao contrário das redes sociais, em que os usuários podem perder uma postagem de vista facilmente, no email a mensagem fica salva, a não ser que a pessoa a encaminhe para a lixeira.

Uma escola pode divulgar pelo Email Marketing a adoção de treinamento funcional para crianças, por exemplo, e a mensagem poderá ser acessada facilmente quando o usuário tiver interesse e disponibilidade para isso. As informações também podem voltar a ser consultadas quando necessário e podem ser armazenadas por tempo indeterminado.

Dicas essenciais para um Email Marketing de sucesso

Para construir uma estratégia de Email Marketing de sucesso, um estúdio de ensaio de dança, escola ou outros tipos de instituição de ensino precisa levar em conta algumas recomendações básicas. Embora a maioria delas já tenha sido citada anteriormente no artigo, vale a pena reforçar a importância de:

  • Nunca comprar listas de contatos, prejudicando estratégia e imagem empresarial;
  • Segmentar as listas, enviando conteúdos relevantes, interessantes e personalizados;
  • Seguir um planejamento, em busca da qualidade e frequência ideal;
  • Personalizar as mensagens, buscando destaque e geração de interesse;
  • Adotar uma boa ferramenta de automação, otimizando todos os processos;
  • Mensurar os resultados de acordo com objetivos pré estabelecidos.

Quando as estratégias de Email Marketing são aplicadas adequadamente, podem auxiliar as escolas a estreitar laços com o seu público, incluindo pais, alunos e potenciais alunos.

Contudo, trata-se de um trabalho contínuo, que exige a dedicação de profissionais especializados em Marketing e que depende de muitos testes e adequações para a efetividade.

Ao final, o email se mostra um canal de comunicação que deve ser utilizado constantemente pelas escolas, e não só nos finais de semestre ou para a divulgação de processos seletivos, como é o usual.


Este texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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