Plano de gestão escolar: O que é e como montar um eficaz?

Para atingir uma meta de sucesso na sua escola profissionalizante é preciso, antes tudo, traçar um plano de gestão escolar.

Mas você sabe o que é e como montar um plano eficaz? Quais estratégias deve conter? E como medir sua performance?

É exatamente essas questões que este artigo vai responder entre outras dicas para montar um plano de gestão escolar eficiente e de performance para escolas profissionalizantes.

O que é plano de gestão escolar?

Plano de gestão escolar é um documento onde os donos de escolas registram todas as ações de gerenciamento estratégico por um determinado período. Esse planejamento deve constar informações detalhadas das metas a serem alcançadas.

Outra característica de um plano de gestão escolar é a flexibilidade, isto é, que permite mudanças, inserções e correções das metas que já foram estimadas ou que precisarão ser incluídas.

Por onde começar um plano de gestão escolar eficaz?

O primeiro passo para montar um plano eficaz para sua escola profissionalizante é planejar ações que visem melhorar o desempenho da gestão durante o ano.

O gestor deve considerar todas as ações que julgar essenciais para alcançar o sucesso da gestão, como por exemplo, o bom funcionamento da escola, situação financeira saudável, cursos e metodologia de qualidade, alta taxa de captação e retenção de alunos, campanhas de resultado, investimentos para melhorias, entre outras.

Depois é preciso anotar todos os itens, traçar os caminhos que devem ser percorridos para chegar ao objetivo final e monitorar as conquistas da gestão.

Vamos ver um exemplo: Se o gestor precisa captar mais 60 alunos, quais devem ser os passos necessários para chegar na meta? Talvez, adotar estratégias de marketing e fazer promoções atrativas para novos estudantes seja o melhor caminho. Mas, antes de inserir no planejamento, é preciso analisar com cautela as vantagens e desvantagens.

Quando iniciar um planejamento para sua escola?

O gestor escolar pode traçar um planejamento para gerenciar sua escola a qualquer momento. Porém, o ideal é começar no início do ano, estipulando metas trimestrais. Assim, fica mais fácil monitorar os resultados e acompanhar os meses sequentes.

Ao traçar um plano é possível identificar as demandas e déficits da gestão. Por isso, cada setor da escola pode ter um projeto com metas específicas e as ações individuais a serem desempenhadas. No entanto, é importante que toda a equipe trabalhe em conjunto.

Dirigir uma escola sem um planejamento ou ter um mal elaborado pode levá-la a problemas administrativos graves a curto, médio ou longo prazo. Por isso, é importante dar prioridades as ações conforme a sua demanda e monitorá-las corretamente.

Planejamento escolar participativo

O planejamento escolar participativo funciona como a democracia, em que o coletivo tem influência na tomada de decisões, seja direta ou indiretamente.

Sendo assim, o objetivo do planejamento participativo é que toda comunidade escolar (colaboradores, pais e alunos) participe com sugestões de interesse em comum e nas decisões.

Nesse modelo de plano de gestão escolar, todos os integrantes da comunidade apresentam propostas e ajudam a votar naquelas partilhadas entre todos, conforme as prioridades de ações.

Entretanto, para que o planejamento participativo dê certo é essencial que todos estejam inteirados da realidade da escola para identificar os problemas e sugerir as soluções.

Monitoramento do plano de gestão escolar

O planejamento estratégico realizado no início do ano só será efetivo se o gestor escolar avaliar sistematicamente o desempenho das ações e os resultados alcançados.

Com o monitoramento dos dados é possível melhorar ou mudar as estratégias estabelecidas para que as metas sejam alcançadas. Para tanto, o gestor precisa usar ferramentas de gestão para auxiliar o acompanhamento dos dados, como por exemplo, pode criar tabelas no Excel ou contratar empresas especializadas em sistemas de gestão escolar.

Softwares de gestão especializados

Os softwares de gestão escolar são imprescindíveis para uma boa elaboração do plano de gestão, pois prestam grande auxílio no momento de desenvolvê-lo e acompanhá-lo. Além disso, eles otimizam a operação, reduzindo erros.

Algumas outras vantagens que esses softwares apresentam são:

• Controle da evasão escolar;
• Apresentação de dados que facilitam possíveis estratégias em áreas gerenciais;
• Análise do desempenho do estudante quanto ao plano de aula;
• Planejamento financeiro eficiente.

O que deve conter em um plano de gestão escolar?

• Metas de captação de alunos

Projete no plano investimentos para oferecer um ambiente moderno, instrutores capacitados, ampla oferta de cursos, conteúdo programático de qualidade que atendam às demandas do mercado de trabalho e, assim, aumentar o interesse e a captação de potenciais alunos.

Além disso, avaliar o sistema de ensino e a necessidade de moderniza-lo, adquirindo sistema interativo integrado a recursos multimídias, para atrair diretamente alunos que buscam um processo de aprendizado individual e no próprio ritmo.

Cogite também, no seu plano de gestão escolar, oferecer bolsas de estudo e descontos atraentes para despertar o interesse dos que estão em busca de cursos profissionalizantes de qualidade, mas com preços acessíveis.

• Campanhas de rematrícula

Trace estratégias para manter os alunos em sua escola. Inove e atualize seu portfólio de curso, descontos especiais para rematrículas, benefícios para os alunos adimplentes e condições especiais para os inadimplentes regularizarem os débitos financeiros.

Motive os estudantes e mostre as oportunidades que a formação contínua com cursos profissionalizantes pode oferecer aos interessados em ingressar ou se recolocar no mercado de trabalho.

Outra estratégia interessante e eficaz é estabelecer parcerias com empresas, a fim de oferecer benefícios aos alunos matriculados, por exemplo, o acesso facilitado às oportunidades de emprego.

• Equipe motivada e engajada

Invista em profissionais qualificados para a sua equipe escolar para desempenharem as atividades do cotidiano. Ofereça treinamentos e incentive os colaboradores a buscarem atualização profissional.

Valorize-os e mostre que o sucesso da gestão escolar também depende da dedicação individual e diária. Colaboradores entusiasmados ajudam a atrair e reter alunos, bonificando-os com o alcance das metas desejadas.

Faça reuniões mensais para a apresentação dos resultados.

• Gestão financeira no positivo

Uma ação que com certeza não pode faltar no seu planejamento escolar é ter uma gestão financeira no azul. Pois, para um negócio ter sucesso, é preciso manter as contas em dia.

Sendo assim, é imprescindível planejar e controlar as entradas e saídas de caixa, reservando uma quantia mensal para investimentos não planejados ou dívidas emergenciais.

Para tanto, pode-se utilizar planilhas de Excel para fazer os balanços mensais (disponibilizamos aqui uma ótima planilha de fluxo de caixa), ou adotar um software de gestão financeira. Este último dará mais agilidade para controlar os custos e facilitará na hora que você precisar fechar balancetes e analisar resultados.