Gestão de tempo em escolas: como aplicá-la em 7 passos

Saiba como a gestão do tempo é essencial para o bom funcionamento e crescimento organizado da sua escola! Confira.

Uma das coisas mais valiosas que temos na vida é o tempo. Por isso, planejar o uso do tempo dentro da sua escola é uma forma de evitar estresse e desgaste.

A gestão do tempo em escolas é essencial para garantir que a sua equipe tenha melhores resultados em um tempo menor.

Isso porque, ao utilizar tais técnicas que vamos mostrar aqui, você pode otimizar atividades e tarefas executadas diariamente.

Gostou da ideia? Então aprenda a aplicar esta metodologia dentro da sua escola seguindo o passo a passo abaixo e comece a colher os frutos!

 

Passo 1: Planeje as atividades

Este é o momento de colocar no papel todas as tarefas e atividades rotineiras que ocorrem dentro da escola.

Nesta etapa cabe ao gestor escolar o trabalho de especificar a tarefa, a sua importância para dentro da instituição e o tempo estimado para a sua execução.

Sabemos que imprevistos acontecem, mas é possível organizar todas as tarefas previsíveis nos dias que são mais adequados para sua execução e horários compatíveis com a atividade.

Por exemplo: não adianta colocar a reunião de pauta com os instrutores no fim do expediente de sexta-feira, que para algumas escolas profissionalizantes, ocorrem por volta das 22h.

Ou determinar um tempo menor que o estipulado para a execução de uma atividade, já que corre o risco da mesma não ser realizada dentro do prazo, atrasando a realização de outras tarefas que foram agendadas na sequência.

Logo, é dever do gestor conversar e definir junto com a pessoa que realiza cada atividade o prazo de execução e o melhor dia ela para ser realizada.

 

Passo 2: Delegue responsabilidades

Sabemos que todas as decisões que afetam o funcionamento da escola ficam nas mãos do gestor escolar.

Portanto, após visualizar todas as tarefas e atividades listadas, se ele perceber que não terá um tempo hábil para executar todas elas, é porque chegou o momento de delegar.

Cabe então a este profissional separar tarefas que ele acredita que outras pessoas possam executar no lugar dele.

Mas isso não quer dizer que ele deverá deixar de monitorar e acompanhar o andamento correto de cada uma delas. Monitorar o que está sendo feito é essencial para que a produtividade não caia.

O gestor tem que buscar membros da equipe que são capazes de realizar as atividades e que sejam de plena confiança.

E principalmente, que tenham a mesma visão do gestor de que cada tarefa é de grande importância para o funcionamento da escola profissionalizante.

Mas por que delegar suas funções para outras pessoas? É à medida que os colaboradores evoluem e adquirem novas atividades que o tempo do gestor escolar para se dedicar mais no planejamento estratégico da escola aumentará.

Isso pode ser feito desde que os funcionários cumpram os requisitos e que as tarefas não sejam tão decisivas para o negócio.

 

Passo 3: Defina e classifique metas

Após a definição de prazos e com o relatório de atividades em mãos, o gestor deve ordenar as tarefas que deverão ser executadas diariamente, semanalmente, quinzenalmente e mensalmente.

Cabe ao mesmo organizar diariamente as tarefas e classificá-las como “importante”, “urgente” ou “prioritária” junto com os colaboradores.

Tendo esta organização, o gestor poderá dinamizar o seu trabalho e de sua equipe, otimizando o tempo e evitando surpresas, como deixar de realizar alguma tarefa importante dentro do prazo.

#Dica: Imprevistos acontecem, por isso não tome todo o tempo disponível para resolver as tarefas diárias.

Separe sempre duas horas todos os dias para estes imprevistos. Caso não apareça nenhuma atividade extra, use este tempo para adiantar as tarefas agendadas para o dia seguinte.

Passo 4: Faça roteiros de tarefas

Existem tarefas que são executadas diariamente e que são realizadas por mais de uma pessoa, e é aí que mora um erro comum das escolas: a falta de padronização.

Dependendo da forma da realização da atividade, esta poderá demorar mais tempo que o previsto dependendo da pessoa e a forma de execução.

Por conta disso, é recomendável que se crie um padrão de realização para a tarefa. Além de aperfeiçoar a execução, isso elimina a possibilidade de acontecer falhas e atrasos.

Para fazer este roteiro, documente todas as etapas da atividade na forma mais clara e simples possível, pois outras pessoas também consultarão este roteiro e o usarão como base para a sua realização.

Este tipo de roteiro serve para qualquer setor da escola profissionalizante. Por exemplo: você pode criar um roteiro de como cadastrar um aluno no sistema ou como fazer o fechamento diário do caixa da secretaria.

 

Passo 5: use a tecnologia para gerenciar

Torne a tecnologia a sua parceira, assim você poderá dispor de vários aplicativos que podem ajuda-lo(a) a administrar o tempo e aperfeiçoar as suas atividades dentro da escola.

Além disso, a tecnologia pode ajudar a montar quadros de horários customizados, que armazenam todas as tarefas a serem executadas, e controlar o nível de realização de cada uma delas.

Mas se a sua escola estiver envolvida em atividades maiores, que exigem a execução de várias etapas e mais pessoas envolvidas, você pode utilizar aplicativos conhecidos como gerenciadores de projetos.

Assim você consegue controlar todas as etapas e o nível de realização de cada pessoa envolvida.

Passo 6: Monitore a sua equipe

Não basta implantar o método de gestão do tempo, o gestor tem que usá-lo como seu aliado para executar as suas tarefas dentro do prazo determinado.

Mas para esta técnica funcione, tanto gestor quanto os colaboradores devem exercitar disciplina, foco, visão, pensamento crítico e organização.

Todos que assumirem atividades delegadas devem cumpri-las até o fim, sem atrasos e sem falhas, pois isso poderá afetar outras atividades que estão associadas à tarefa em questão.

Gestor e equipe devem estar focados em um objetivo em comum: a boa administração da escola.

Para isso, todos devem respeitar os prazos designados às tarefas, que resultarão na prosperidade da instituição.

 

Passo 7: Saiba tomar decisões certas

O gestor escolar tem que ter a consciência de que não existe tarefa fácil e que não importa a sua classificação. Mesmo se for urgente ou não, cada atividade deve ser realizada no prazo determinado.

Ao tomar qualquer decisão envolvendo alguma atividade complexa, o gestor tem de pensar antes se a decisão em questão é a melhor alternativa.

Neste ponto, é importante ter uma segunda opinião ou repensar, para que não seja tomada uma decisão incorreta que comprometa o resultado da realização da atividade.

Mas não demore muito para tomar a decisão, pis quanto mais tempo durar a indecisão, maior será o risco de não executar em tempo hábil a atividade questionada.

Além disso, todos os setores envolvidos devem estar organizados, com documentos de fácil acesso, gerenciamento de contas a receber e a pagar em dia e os materiais utilizados em seus lugares.

 

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