Melhores práticas em escolas para o atendimento ao cliente

Atendimento ao cliente nas escolas: aprenda as melhores práticas

desenvolvimento de escolas

Para reter alunos não basta ter somente uma estrutura moderna, instrutores capacitados e material atualizado. A fidelização do aluno começa no momento em que ele chega pela primeira vez na sua instituição.

Neste artigo vamos abordar pontos importantes que, se executados de forma correta, poderão contribuir para a retenção escolar e impulsionar as matrículas na sua escola. Confira:

1- Treine a sua equipe

O primeiro ponto que precisa de atenção é a equipe de atendimento. Transmitir serenidade, cordialidade e a sensação de ser sempre bem-vindo é uma forma de demonstrar valor e comprometimento ao aluno.

É importante não cometer deslizes em relação a apresentação visual dos atendentes, para não causar a má impressão ao aluno sobre a instituição. Exija uniformes limpos e bem passados, bem como cabelos bem penteados e a aparência harmônica, sem exageros na maquiagem e bijouterias.

Treine constantemente sua equipe apresentando as técnicas corretas de tratamento ao aluno e tecnologias que possam otimizar o trabalho diário e o conhecimento sobre todos os cursos ministrados.

Ao passar alguma informação ao aluno, o atendente tem que ser claro nas explicações, e também ser um bom ouvinte. A fala tem que ser ponderada, com voz firme e ao mesmo tempo sereno, e jamais pronunciar gírias chulas ou palavrões.

Nunca permita que ocorra um tratamento rude ao aluno, mesmo que ele não esteja na razão. No caso de um conflito, treine o atendente para que mantenha a calma e chame seu supervisor para sanar o incidente.

2- Informações digitalizadas

Outro ponto que ajuda e facilita muito no atendimento ao aluno é a busca de informações solicitadas.

Grande parte das reclamações registradas na internet são de instituições que demoram para apresentar documentos solicitados pelo aluno ou desparecem com informações importantes, vinculadas ao curso. Por isso, é importante guardar de forma integral e preventiva todo o histórico do aluno.

Não descarte provas, trabalhos, testes e outros documentos que possam ser usados e requeridos futuramente para comprovar o desempenho do aluno.

Se tiver pouco espaço físico para arquivar, destine um funcionário ou contrate uma equipe especialista para digitalizar todos os documentos e arquivar no sistema dos computadores de forma que sejam rapidamente encontrados pelos atendentes.

Crie também atalhos para tarefas específicas, como requisição de certificados, solicitação de vista de prova e cartas de referências para outras instituições.

Com as rotinas bem definidas, os alunos terão a rapidez e facilidade ao solicitar seus documentos, evitando desgastes não só para o solicitante como também para o atendente e a instituição.

3- Melhorias no ambiente

Pequenos ajustes no ambiente da recepção de sua escola poderão fazer toda a diferença no tratamento ao aluno quando ele buscar o atendimento.

Disponibilize cadeiras confortáveis para que a espera não seja cansativa, deixe um som ambiente agradável e estimulante para não causar sono aos presentes.

Deixe fácil o acesso à itens de consumo, como água, café ou refresco. Se não pesar no orçamento, disponibilize também biscoitos ou bolachas.
Mantenha o banheiro sempre limpo e também todo o espaço comum de atendimento, a higiene e organização dos locais garante uma sensação de bem-estar e acolhimento.

Decore o espaço do atendimento com cores leves e utilize cartazes bem feitos sobre os cursos ministrados para atrair mais os alunos sobre a escola.

4- Atendimento em vários canais

Outro ponto importante que deve ser levado em consideração é o atendimento ao aluno e aos pais em vários canais de comunicação.

Além de ter uma equipe escolar bem treinada e pronta a resolver todos os problemas dos alunos, pensar na facilidade da comunicação é essencial.

Insira sua escola nas redes sociais mais utilizadas: Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp. E mantenha-as sempre atualizadas, respondendo as solicitações por esses canais de forma rápida e eficiente.

5- Organize os documentos

É muito comum que os alunos vão até a secretaria da escola e solicitem documentos. Muitas vezes, precisam que o problema seja solucionado de maneira rápida.

Se esses documentos não estiverem organizados, podem causar atrasos na realização de tarefas importantes, frustrações nos pais e alunos e até mesmo prejudicar terceiros.

Por isso, manter o arquivo de documentos sempre organizado por ordem alfabética e por tipo ajuda (e muito) no atendimento eficiente. O que for possível ser digitalizado, mantenha em planilhas e bancos de dados.

6- Mantenha a transparência

Problemas acontecem em qualquer gestão de negócios e as escolas profissionalizantes não estão imunes a eles. Não esconda os problemas na hora do atendimento, isso causa desconforto nos pais e alunos, trazendo à sua instituição uma imagem negativa.

Como vimos no primeiro item, treine sua equipe escolar para ter jogo se cintura nas situações adversas e seja transparente nas relações com seus clientes. Deixe-os a par dos verdadeiros prazos e datas de entrega de serviços. Se houver falhas, peça desculpas e tente resolver de forma cordial.

2 respostas para “Atendimento ao cliente nas escolas: aprenda as melhores práticas”

  1. Anônimo disse:

    4.5

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