O descontrole financeiro pode ocorrer devido ao não pagamento correto de contas, o acúmulo de dívidas e a alta inadimplência dos alunos.
Depois que perdemos o controle financeiro da nossa escola profissionalizante, é muito mais difícil retomarmos a estabilidade, por isso é muito importante estarmos sempre atentos ao controle das contas a pagar, faturamento e cobrança de mensalidades. Neste artigo, vamos abordar 5 táticas eficazes e simples de serem executadas para livrar a sua escolas dos perigos que levam escolas à falência, voltando a lucrar.
1 – Liste o total da dívida
A primeira ação que o gestor precisa fazer é um levantamento completo das finanças da escola. Pense que se o controle financeiro não for feito o mais rápido, o risco de a escola extinguir será eminente.
Esse processo deve ser minucioso, já que dia após dia novas dívidas podem aparecer e as existentes só aumentarem. Se for necessário interrompa as atividades regulares por um dia para analisar as contas com toda a equipe responsável.
Confira quanto está devendo para fornecedores, prestadores de serviços, funcionários, locações, financiamentos e empréstimos, cartão de crédito, além de serviços públicos, como água e energia, e impostos e taxas do governo.
Separadamente faça um levantamento sobre o faturamento da escola contando as mensalidades e novas matrículas, e o déficit com a inadimplência. Depois compare receitas e despesas.
Crie metas com prazo fixo para quitar, sem exceção, todas as dívidas. Elabore um planejamento para atrair novos alunos e renegocie as mensalidades atrasadas para aumentar o faturamento e os lucros.
2 – Converse com sua equipe
É dever do gestor expor para toda a equipe escolar a situação financeira da escola. Reúna todos os colaboradores, e diga de forma clara e direta que a instituição passa um momento difícil, e que precisa do apoio e conscientização de todos para reverter à situação.
Durante a reunião seja franco e responda todas as questões que surgirem para evitar fofocas ou mal-entendidos. Explique sobre o planejamento para eliminar as dívidas e a necessidade de todos contribuírem na redução de gastos com o material de trabalho, energia elétrica, entre outros.
Afirme que a redução de gastos é a primeira alternativa para preservar os empregos, e por isso é necessário o empenho e dedicação de todos em suas funções para retomar o controle financeiro, sair do vermelho e voltar a crescer.
Incentive e afirme que cada funcionário é um membro importante no processo, e por isso ao executar suas tarefas corretamente e vestir a camisa da empresa fará com que todos saíam ganhando junto com a empresa.
Depois de todos os esclarecimentos peça que a conversa e as informações passadas sobre saúde financeira da escola sejam mantidas em sigilo, não permitindo que cheguem aos alunos ou terceiros.
3 – Organize a escola
Com a lista de despesas operacionais em mãos avalie a necessidade de cada uma e decida quais contas irá manter no novo controle financeiro de pagamentos.
Para realizar o remanejamento das contas, o gestor terá que ter tranquilidade e impassibilidade nas decisões, sabendo que essa ação é extremamente importante e necessária para melhorar a saúde financeira de sua escola profissionalizante.
Remaneja a jornada de trabalho da equipe a fim de evitar horas extras. Corte as mensalidades de manutenção de ar condicionado e outros serviços e só solicite reparos quando necessário.
Elabore um sistema de licitação para contratação de produtos e serviços, solicitando em todos os processos de compra três cotações para comparar o custo benefício de cada prestador. Por fim, aprove o orçamento mais em conta para sua escola.
Desempenhe uma equipe para realizar a cobrança eficiente e acolhedora, convidando os alunos inadimplentes a renegociarem ou quitarem suas dívidas com a escola. Estabeleça campanhas e promoções que ajudem melhorar o faturamento do estabelecimento.
4 – Negocie com os credores e funcionários
Em posse do faturamento atual é possível o gestor mensurar quanto de receita tem para pagar as dívidas mensais e também fazer uma estimativa mínima de lucros para aplicar também no quitamento das contas a pagar.
Priorize as dívidas mais urgentes para quitar, como as de água, energia elétrica, internet e telefonia, já que sem esses serviços é impossível manter o funcionamento da escola.
Se tiver salários atrasados para efetuar, negocie com os funcionários e busque com eles a melhor forma de pagamento dos valores em aberto. Pense que um funcionário insatisfeito financeiramente pode prejudicar o funcionamento e crescimento da escola ao desempenhar incorretamente suas atividades.
Negocie com seus fornecedores, bancos e prestadores de serviços para não interromperem o fornecimento de produtos e serviços que garantem o bom funcionamento da escola.
Por último, negocie suas dívidas com o governo. Peça a ajuda do seu contador faça o levantamento sobre o total de impostos e taxas em atraso e solicite um parcelamento que caiba dentro o orçamento atual da escola.
5 – Corte as despesas, evite as dívidas
De nada irá adiantar sanar as dívidas, controlar os gastos e negociar com os credores, se os desperdícios continuarem a existir na escola.
Como dissemos anteriormente, é preciso estabelecer uma política de conscientização em toda a equipe para redução de gastos realizando ações simples como desligar as luzes e os equipamentos da sala após o uso.
Outras formas de reduzir gastos, por exemplo, é disponibilizar no máximo duas linhas telefônicas e solicitar o cancelamento das demais. Opte por um plano mais barato e mantenha apenas um telefone para fazer ligações para celular e ligações interurbanas. No caso de linhas telefônicas de celular, transforme em um plano pré-pago e realize uma recarga mínima por mês.
É possível economizar também com a impressão de documentos. Incentive os funcionários as práticas, sempre que possível, de imprimir utilizando o frente e verso da folha ou apenas digitalizar o documento eliminando o processo de impressão. Quando a tinta da impressora acabar, recarregue os cartuchos ou tonners, em vez de comprar novos.
Utilize na medida certa o material de limpeza e disponibilize os alimentos de forma igualitária sem que haja desperdício após a alimentação dos funcionários.
Além desses incentivos, solicite aos colabores que tragam novas ideias de economia e de gestão contra o desperdício, aperfeiçoando o trabalho da equipe e poupando os gastos da empresa.
Conclusão
Com essas dicas você terá muito mais facilidade de controlar a vida financeira da sua escola profissionalizante.
Já pensou em investir no segmento da educação?
Fale com um dos nossos especialistas em Sistema de Ensino Interativo
A Evolua possui mais de 20 anos desenvolvendo conteúdos e soluções tecnológicas para Escolas Profissionalizantes.
Hoje contamos com mais de 1.500 parceiros licenciados e 6 milhões de alunos que estão aprendendo de forma mais rápida e dinâmica.
