Ter uma secretaria escolar bem organizada é essencial para que sua escola cresça de forma planejada. Confira as dicas.
Para que uma instituição de ensino ofereça um serviço de qualidade, é fundamental que ela possua um bom apoio administrativo, pedagógico e também comercial. Quando pensamos em uma instituição de ensino bem estruturada, sabemos que tudo isso deve começar na secretaria escolar.
Entretanto, nem todo gestor sabe quais as melhores formas de organizar todos esses processos de forma eficaz. Por isso, mostraremos aqui algumas dicas que você saiba como garantir uma boa organização e gestão na secretaria escolar. Confira!
Otimize os processos
Uma boa gestão deve começar na organização dos processos da secretaria escolar, pois é nela que se centralizam a maioria das tarefas administrativas.
Isso significa que você deve ter bem definidas quais as funções de cada funcionário, suas responsabilidades e metodologia de trabalho.
Faça uma análise dos processos realizados na secretaria e coloque tudo no papel.
Isso deve ser feito de forma a descrever o mais detalhadamente possível cada uma das atividades para que os funcionários possam realizá-las com tranquilidade e sem erros.
Não se esqueça de realizar reuniões periódicas para alinhar o andamento das tarefas e tirar dúvidas referentes a certos processos.
Invista em profissionais capacitados
De nada adianta ter uma dinâmica de trabalho extremamente organizada se a escola não conta com profissionais bem qualificados para executarem suas funções. Entretanto, isso não significa que você precise substituir todo o seu pessoal.
Assim como em qualquer empresa, é fundamental investir na capacitação dos seus funcionários.
Promova treinamentos específicos para aumentar a produtividade e organização na secretaria.
Assim, você torna seu pessoal mais eficiente no trabalho interno, na relação com os professores e também no atendimento ao público.
Além disso, funcionários bem treinados percebem que a escola valoriza o trabalho de cada um, tornando-se mais dedicados e produtivos em suas funções.
Promova organização física do espaço
Para que os funcionários possam trabalhar de forma otimizada, é preciso que os documentos estejam armazenados de forma bem organizada e de fácil acesso.
Por isso, invista em uma cultura de organização interna, na qual todos colaboram para garantir que esteja tudo sempre no devido lugar.
Arquivos separados para documentos, juntamente a controles por meio de planilhas digitais, são bons exemplos de como isso pode ser feito.
A pior coisa que pode acontecer para uma escola é perder o controle financeiro.
Por isso, manter os documentos bem organizados é fundamental para que as coisas fiquem em ordem.
Use a tecnologia a seu favor
Com a evolução da tecnologia, temos cada vez mais ferramentas para nos ajudar no dia a dia. E ela pode também ser a solução que você buscava para a organização da secretaria da escola.
Existem diversos softwares que podem ajudar na gestão de processos, desde matrículas, controle de horários de aulas e apoio à formação até questões mais burocráticas como gestão comercial, controle de gastos, folhas dos funcionários, etc.
A secretaria da escola é um setor que trabalha com uma grande demanda de documentos e saber administrá-los de forma eficaz é essencial para uma boa gestão escolar.
Por isso, investir em softwares que auxiliem nessa organização pode evitar gastos desnecessários com o armazenamento de papéis, além de ser um diferencial para a escola.
Afinal, quando buscamos por uma boa instituição de ensino, a primeira coisa a ser notada é o nível de organização interna.
Faça uma avaliação dos processos realizados na secretaria da sua escola e veja como aplicar essas dicas ao seu dia a dia!
