A captação de alunos nada mais é do que o contato da escola com os alunos e pais interessados em sua escola ou curso. Guiar os interessados para o fechamento da matrícula pode ser um processo demorado que exige uma excelente comunicação e, para isso, é essencial que a escola ou curso seja bem organizada para cultivar um bom relacionamento com quem a procura. Com isso, ter uma ferramenta de captação é essencial.
O desafio da ferramenta de captação
Apesar de parecer um processo simples, é comum que as escolas e cursos tenha dificuldade neste processo devido a alta demanda de informações que precisam ser registradas e organizadas, principalmente nos períodos de rematrícula onde a equipe já está sobrecarregada.
No processo de captação, todas os dados do cliente e das interações realizadas são essenciais para o sucesso do procedimento. Com essas informações, a escola tem condições de fazer um atendimento personalizado, passando credibilidade e mostrando que se preocupa em manter um bom relacionamento com o cliente.
É neste momento que a ferramenta de captação, chamada de CRM, entra em ação!
O que é um CRM
CRM é uma sigla para “Customer Relationship Manager”, em tradução livre, “gerenciador de relacionamento com o cliente”. Ou seja, o CRM é uma ferramenta que permite gerenciar todas as etapas da captação de forma ordenada e prática.
Com ele, é possível registrar e organizar todas as informações e contatos com cada cliente em potencial, como um banco de dados, para que nenhuma anotação solta se perca ou fique esquecida. Registrar e acompanhar as atividades, tais como contatos telefônicos, entrevistas, reuniões e visitas guiadas, também é uma de suas funções.
Como escolher um CRM
Existem diversos CRMs no mercado, contudo, uma ferramenta desenvolvida especialmente para instituições de ensino é a ideal, pois ela possui recursos específicos para as escolas e cursos, atendendo a todas as demandas do processo de captação, desde o processo seletivo até o fechamento da matrícula.
É essencial que a ferramenta escolhida permita analisar os números, dessa forma, a instituição poderá medir onde está acertando e onde pode melhorar no processo. Algumas informações como a mídia que traz mais alunos, o vendedor que fecha mais matrículas, o tempo das interações e a quantidade de atividades realizadas são alguns dados que podem ser medidos com um bom CRM educacional.
Uma ferramenta integrada a um sistema de gestão escolar também pode trazer soluções incríveis. Quando a ferramenta de captação já faz parte do sistema utilizado em todos os outros departamentos da escola ou curso, o trabalho na instituição funciona de forma integrada, ficando muito mais simples e diminuindo a margem para qualquer falha. Isso porque ele considera os aspectos acadêmicos da instituição, possibilita a matrícula automática e também registra o histórico do aluno desde sua chegada na escola ou curso.
Com todas as informações organizadas e centralizadas em um único lugar, a escola ou curso consegue ter o controle total de todo o processo de captação. Além disso, o atendimento ao cliente torna-se muito mais prático e rápido, otimizando o trabalho de toda equipe escolar.Com isso, é possível fazer negociações mais assertivas e muito mais personalizadas. O resultado é, sem dúvida, muito mais alunos para a escola ou curso.
Ábila Ribeiro é produtora de conteúdos educacionais da WPensar, empresa que tem a missão de transformar a educação por meio do desenvolvimento de tecnologias para gestão escolar.
