Uma boa organização e um melhor funcionamento da secretaria escolar são fundamentais, já que ela é um dos ambientes mais frequentados de uma escola.
Porém, muitos alunos acabam ficando insatisfeitos com o atendimento prestado, ou com a desorganização do espaço.
Grande parte das reclamações está na demora de entrega de documentos, como declarações e certificados de cursos profissionalizantes. Em outros casos, a insatisfação vem da indisposição da equipe que às vezes demonstra má vontade em atender.
Diante desses problemas, listamos 5 dicas de organização infalíveis para solucionar a sua dúvida. Como ter uma secretaria organizada? Confira:
1-Treine sua equipe da secretaria escolar
Um treinamento adequado para a equipe é o primeiro passo que o gestor precisa alinhar para uma boa gestão da secretaria escolar.
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Reúna sua equipe e ouça as dúvidas ou reclamações que cada colaborador tem sobre o funcionamento da secretaria. Por meio de uma conversa orientativa, tente sanar todos os questionamentos e ensinar noções básicas de atendimento ao público, bem como de procedimentos para organização dos documentos escolares de secretaria
Com a equipe orientada defina a rotina da secretaria, os prazos de entrega dos documentos mais solicitados e, para entrega de material didático, informe o prazo de disponibilidade para entrega aos alunos.
Outro ponto a ser abordado é o tratamento dispensado ao aluno. Disponibilize treinamentos sobre atendimento ao público, com as formas corretas de tratamento, postura e linguagem.
No caso de tratamento inadequado, como desrespeito e má vontade no atendimento, você deve intervir e conversar individualmente com colaborador para orientá-lo incisivamente.
Se o caso for a falta de aptidão para atendimento ao público, a melhor solução é transferi-lo para outro setor da escola e reformular a equipe.
Em todo esse processo é preciso criar a consciência na equipe que o trabalho da secretaria é tão importante quanto aos demais setores, pois é responsável por gerenciar a vida escolar do aluno durante o curso.
2- Disponibilize tecnologias de baixo custo e acessíveis
Para automatizar a secretaria da sua escola profissionalizante, não é necessário investir em programas complexos com diversas funções e ferramentas de gerenciamento, pois pode não usá-las integramente.
Antes de optar por ter secretaria de escola digital, pergunte a equipe responsável quais processos mais comuns e rotineiros necessitam a automação.
Lembre-se que a má adoção da secretaria digital escolar pode atrapalhar o funcionamento no dia-a-dia, atrapalhando os processos que são mais utilizados e, portanto, devem ser mais rápidos.
Liste somente rotinas da secretaria e faça uma consultoria por sistemas desenvolvidos especialmente para escolas e que mais atendam suas expectativas e da equipe.
Determinados programas de gerenciamento podem exigir um maior investimento e tempo fidelidade, por isso é importante pesquisar o melhor custo-benefício antes de aderir um para sua escola.
Abaixo, disponibilizamos um guia exclusivo para você modernizar a sua escola com as tecnologias de baixo custo e acessíveis:
3- Uma boa gestão da secretaria escolar passa por mobiliário e equipamentos modernos
Além de deixar o ambiente agradável e harmonioso, o gestor deve investir em móveis modernos para a secretaria que atendam as funcionalidades do setor.
A estrutura mobiliária precisa dar o suporte necessário para arquivamento dos documentos da escola e dos alunos, como fichas cadastrais e históricos, além de provas, comprovantes de pagamento de mensalidades, declarações, entre outros.
Providenciar armários multiusos é uma boa solução para a organização e armazenagem dos materiais de apoio e pedagógico dos instrutores, de estudo dos alunos, bem como os de papelaria e informática.
Junto com a mobília é necessário disponibilizar também equipamentos de informática em bom estado de conservação e funcionamento, como impressoras para fazer fotocópias, escaneamento e impressão de documentos de alunos, e também computadores para o armazenamento de dados pedagógicos e consulta rápida de informações.
Disponibilize também um servidor exclusivo para a secretaria que comporte toda a rede de computadores e que gerencie as tarefas de impressões, internet e do sistema de gestão escolar, além de fazer o backup do próprio conteúdo.
Não é recomendável usar o mesmo servidor para gerenciar os computadores das salas de aulas, pois existe o risco de invasões externas.
Mesmo um procedimento incorreto durante a aula pode afetar o funcionamento de toda a rede e ocasionar a perda de dados da secretaria.
4- Catalogue a documentação, melhore a organização
Mesmo que boa parte da documentação dos alunos estiver digitalizada e armazenada nos computadores, alguns documentos impressos precisam ser conservados e bem organizados.
É comum que pelo tempo de funcionamento da escola ainda tenha uma grande quantidade de documentos impressos que precisam ser arquivados fisicamente.
Por isso, é essencial organizá-los, identificá-los e, depois, guardá-los em lugar seguro, limpo e longe de umidade para prolongar a vida útil de consulta. É importante que seja definida uma rotina padrão nessa etapa.
Procure armazenar os papéis em pastas e caixas organizadoras resistentes, identificando os locais com etiquetas visíveis e simples de entender. Para facilitar mais, deixe disponível uma lista de todos os armazenadores com a localização e o conteúdo referente.
Caso julgue necessário, contrate uma equipe especializada em recuperação de documentos antigos para digitalizar os papéis mais comprometidos pelo tempo e que necessitam ser manuseados cuidadosamente para não desintegrarem.
Caso esse trabalho não seja preciso, designe um funcionário para escanear os documentos impressos e armazená-los no servidor.
Lembre-se que todo cuidado é pouco para o gerenciamento dos documentos: um processo eficiente de busca potencializa o tempo da secretária e melhora o funcionamento da área.
5- Crie rotinas para o bom funcionamento da secretaria escolar
Com tudo funcionando corretamente é preciso criar uma rotina de manutenção, para que a secretaria permaneça organizada, dinâmica e digital.
Estabeleça com a equipe uma forma de cadastrar os alunos no sistema e de arquivamento de documentos para facilitar e agilizar na hora da consulta.
No computador crie pastas de acordo com os assuntos e datas, por exemplo, nomeie a pasta “novas matrículas” e dentro dela crie mais subpastas para mês do ano como “janeiro”, “fevereiro”, e acrescente dentro as informações correlatas.
Faça esse processo sucessivamente para todos os documentos da secretaria. Assim, caso entre um novo colaborador na equipe, ele conseguirá realizar as consultas de forma intuitiva e se adequar à rotina.
Por fim, concluímos que uma boa rotina de uma secretaria escolar melhora o funcionamento e organização, trazendo vários benefícios para o funcionamento da sua escola profissionalizante.
O uso de um sistema de gestão escolar eficiente, além de deixar toda a documentação acessível e corretamente catalogada.
Isso dará ao gestor uma noção ampla de como anda sua escola e alunos, permitindo buscar novas tendências, inovações e investimentos, que ajudem no crescimento e prosperidade da sua escola profissionalizante.
Esse artigo esclareceu suas dúvidas sobre a organização da sua secretaria escolar? Pronto para melhorar o seu funcionamento? Aproveite e confira o nosso exclusivo material para você entender como usar os embaixadores da marca para captar mais alunos na sua escola profissionalizante.
